Dokumente digitalisieren und revisionssicher archivieren

Befreien Sie sich von Aktenschränken und manueller Ablage! Mit dem cloudbasierten Dokumentenmanagement-System d.velop documents für Haufe PowerHaus und den Dienstleistungen unseres Partners letterscan realisieren Sie Ihr modernes, papierloses Büro – mit übersichtlichen Informationsstrukturen und mobilem Zugriff auf alle Dokumente.

Großes Regal mit Akten und Schreibtisch mir Rechner zur Datenverwaltung

Wie viel Zeit verwenden Sie für Ihre Aktenverwaltung?

Verwalter verarbeiten täglich eine Vielfalt von Informationen und Dokumenten, die aus den unterschiedlichsten Quellen stammen. Wird der über Jahre gewachsene Dokumentenbestand in Aktenordnern oder verschiedenen digitalen Ablagen aufbewahrt, ist das Handling ein echter Zeit- und Kostenfaktor. Vielleicht wollen auch Sie nachteilige Strukturen wie die folgenden abschaffen?

Hausgeld- oder Betriebskostenabrechnungen werden längst in Haufe PowerHaus erstellt, Mieter- oder Objektakten jedoch noch physisch geführt.
Vorgangsmappen füllen sich mit Papiernotizen ebenso wie mit Ausdrucken.
Ihre Buchhaltung läuft reibungslos über das ERP-System, doch alle Dokumente, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen, wie betriebsrelevante E-Mails, archivieren Sie auf Papier.
Nicht nur das Suchen nach falsch abgelegten Dokumenten ist unproduktiv. Manche Dokumente werden unzählige Male ohne Wertschöpfung angefasst oder nehmen lange, verschlungene Wege vom Eingang bzw. der Herstellung bis ins Archiv.

Alle Dokumente digital im Griff

Managen Sie Ihre Dokumente und Informationen effizienter – mit dem webbasierten Dokumentenmanagement-System (DMS) d.velop documents für Haufe PowerHaus. Das Cloud-Archiv zielt auf die speziellen Bedürfnisse von Immobilienverwaltungen ab, auch in punkto Revisionssicherheit. Es ist direkt an den Haufe PowerHaus-Arbeitsplatz angebunden und verzahnt so das Dokumentenmanagement und -archiv eng mit Ihren internen Prozessen. Das entlastet Ihre Mitarbeiter sofort von unproduktiver Verwaltungsarbeit.

Doch wie gelangen Ihre noch benötigten Papierakten in das DMS? Hierbei unterstützt Sie ein Haufe-Partner, der eng mit d.velop zusammenarbeitet: der Digitalisierungsexperte letterscan.

Infografik: So digitalisieren Sie Ihre Verwaltung mit d.velop für Haufe PowerHaus und letterscan

Wie Sie von d.velop documents für Haufe PowerHaus profitieren

Dank einer integrierten Schnittstelle werden alle in PowerHaus erstellten Dokumente automatisch in die d.velop cloud hochgeladen und in einer vordefinierten Ablagestruktur archiviert. Neben den automatisch aus dem ERP-System zugeführten Dokumenten können weitere Dokumente kontextbezogen in die jeweilige Akte abgelegt werden.

Zeitsparende, digitale Akten- und Vorgangsstrukturen in der Cloud für nahtlose Integration in Ihre Prozesse
Revisionssichere Archivierung all Ihrer Dokumente
Das Cloud-Archiv erlaubt den mobilen Zugriff auf alle wichtigen Daten – orts- und endgeräteunabhängig.
90% weniger Projektaufwand: Immobilienspezifische Standards und eine professionelle Unterstützung durch ECM- und Branchenexperten sorgen für eine schnelle Implementierung.
d.velop documents ist die einzige DMS-Lösung, die Unternehmen der Immobilien- und Wohnungswirtschaft eine branchengerechte Weiterentwicklung garantiert.

Was der Digitalisierungsexperte letterscan leistet

Letterscan unterstützt Sie beim Digitalisieren Ihrer analog vorliegenden Dokumente und der Bereitstellung im zentralen Dokumentenmanagement-System d.velop documents für Haufe PowerHaus.

Einscannen papiergebundener Dokumente
Migrieren der Fileserverstrukturen und revisionssicheres Hinterlegen der Akten in d.velop documents für Haufe PowerHaus
Berücksichtigung der Datenschutz- und Prozessoptimierung bei jedem Schritt
Auf Wunsch Erstellung einer Verfahrensdokumentation im Rahmen der Digitalisierung

d.velop-Forum 2022

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Die Aufzeichnung des d.velop-Forum 2021 können Sie sich hier anschauen: